Hotelsoftware für automatisierten Hotelbetrieb

Von der Buchung des Gastes bis zum Versenden dessen Rechnung - bei uns läuft alles automatisiert

Unsere automatisierte iloca Hotelsoftware ermöglicht es Ihnen, dass Sie für den Betrieb Ihres Hotels nur noch Reinigungspersonal benötigen, alle anderen Aufgaben sind automatisiert. Unser Software kümmert sich automatisch um das Eintragen von neuen Buchungen oder Stornierungen, das Erstellen von Belegungs- und Reinigungsplänen (inkl. Versand), das Generieren und Versenden von Check-in- und Zugangsinformationen an die Gäste, den Eincheck-Vorgang der Gäste, die Erstellung und das Versenden von Rechnungen sowie die Sicherstellung des Zahlungseingangs. Ohne einen einzigen Mausklick!

Was kann die Hotelsoftware?

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

  • Vollständige Automatisierung
    Unsere Software kümmert sich angefangen von der Buchung des Gastes bis hin zur Erstellung und Versand dessen Rechnung um alles automatisiert. Von Ihrer Seite aus ist keine Interaktion mit unserer Software nötig.
  • Automatisierte Verarbeitung von Buchungen und Stornierungen
    Eingehende Buchungen und Stornierungen werden selbstständig vom System bearbeitet.
  • Automatisierte Zahlungen
    Sie müssen kein Geld mehr von Ihren Gästen einsammeln. Alle Gäste bezahlen direkt bei der Online-Buchung.
  • Automatisierte Synchronisation mit Hotelbuchungsportalen
    Verfügbarkeiten und Preise werden auf Wunsch automatisch mit mehr als 200 Buchungsportalen weltweit synchronisiert.
  • Automatisierte Zimmerbelegung
    Ihre Gäste werden automatisch auf die verfügbaren Zimmer verteilt.
  • Automatisierte Buchhaltung
    Unser System erstellt automatisch Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften für Sie. Diese können Sie am Ende des Monats für den Steuerberater exportieren.
  • Automatisierter Dokumenten-Versand
    Egal ob Buchungsbestätigungen, Check-in Informationen, Zimmer-Zugangsdaten oder Rechnungen - alles wird von unserem System automatisch an Ihre Gäste versendet.
  • Automatisierter 24h Check-in
    Dank unseres Check-in Terminals können Ihre Gäste 24 Stunden am Tag ohne die Anwesenheit von Personal in Ihre Unterkunft einchecken (inkl. Überprüfung des Ausweises und rechtssicherem Meldeschein).

Wie ist der genaue Ablauf?

Zeitlicher Ablauf von der Buchung bis zum Check-out

1. Buchung eines Zimmers durch den Gast

  • Gast überprüft die Verfügbarkeit der Zimmer auf der Website oder booking.com.
  • Gast bucht ein Zimmer über Website (sofortige Bezahlung) oder booking.com (Automatisierte Zahlung am Abreisetag).
  • Die Hotelsoftware versendet an den Gast automatisiert die Buchungsbestätigung (je nach Buchungsart inkl. Rechnung) via Email.

2. Anreise des Gastes

  • Am Tag vor der Anreise generiert die Software automatisch die Zugangsdaten für die Eingangstür und das Check-in Kiosk und versendet diese per Email und SMS an den Gast.
  • Am Anreisetag öffnet der Gast via zugesandtem PIN die Eingangstür und begibt sich zum Check-in Kiosk.

3. Gast checkt am Check-in Kiosk ein

  • Buchung des Gastes wird automatisch anhand des Reisepasses bzw. Personalausweises oder dem Check-in Code geladen.
  • Vorausgefüllter Meldeschein wird dem Gast zum Unterschreiben ausgedruckt.
  • Gast unterschreibt den Meldeschein und legt diesen in den Meldeschein-Einzugscanner.
  • Die Hotelsoftware generiert die Zugangsdaten für das Zimmer des Gastes und druckt diese zusammen mit dem WLAN Passwort aus.
  • Gast bezieht sein Zimmer mit den generierten Zugangsdaten.

4. Abreise des Gastes

  • Da der Gast bereits online bezahlt hat und seine Rechnung automatisch versendet wird, benötigt die Software keine weiteren Aktionen des Gastes und dieser kann die Unterkunft zu jeder Zeit verlassen.

Zusammenfassung Ihrer Vorteile

Das erwartet Sie bei uns ...

  • Vollständige Automatisierung
    Unsere Software kümmert sich angefangen von der Buchung des Gastes bis hin zur Erstellung und Versand dessen Rechnung um alles automatisiert. Von Ihrer Seite aus ist keine Interaktion mit unserer Software nötig.
  • 24h Check-in & Check-out
    Gäste können zu beliebigen Tages- und Nachtzeiten selbstständig innerhalb von 2 Minuten ein- und auschecken.
  • Kurzfristige Buchungen
    Befindet sich ein Gast bereits auf dem Weg zu Ihrer Unterkunft und bucht kurz vor der Ankunft eines Ihrer Zimmer über das Internet, erhält er innerhalb von 1 Minute die Buchungsbestätigung sowie die Check-in Informationen und kann sofort einchecken.
  • Rechtskonformer Meldeschein
    Laut Bundesmeldegesetz muss die Unterschrift auf dem Meldeschein handschriftlich erfolgen! Eine elektronische Unterschrift auf einer Website oder einem Tablet sind momentan in Deutschland nicht rechtskonform. Ein unvollständiger oder nicht vorhandener Meldeschein kann Geldbußen von bis zu 1000€ für Gast und Inhaber nach sich ziehen (siehe Merkblatt des Deutschen Hotelverbands). Unser Check-in Terminal erfüllt alle rechtlichten Anforderungen an den Meldeschein, sodass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.
  • Eingesparte Personalkosten
    Unser System übernimmt die Aufgaben eines Rezeptionisten sowie eines Buchhalters - und das 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Das System wird nicht krank, braucht keinen Urlaub und möchte auch keine Feiertags- und Nachtzuschläge.
  • Flexibilität
    Wir können unsere Hotelsoftware bis ins kleinste Detail an Ihre Bedürfnisse anpassen. Von der individuellen Gestaltung von Check-in Mails und Rechnungen bis hin zur Entwicklung von individuellen Modulen und Schnittstellen.
  • Mehrsprachigkeit des Systems
    Dem Gast stehen die Website, die Online-Buchungsmaske sowie der Check-in Kiosk in insgesamt acht verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Weitere Sprachen sind problemlos hinzufügbar.
  • Reinigungsplan
    Reinigungskräfte bekommen den automatisch generierten Reinigungsplan täglich am Check-in Kiosk ausgedruckt oder per Email zugesandt, sodass diese sofort sehen welche Zimmer bis wann für die nächsten Gäste bereit stehen müssen.
  • Kostenlose Updates & Optimierungen
    Wir entwickeln unsere Software ständig weiter und stellen Ihnen viele der neuen Funktionen kostenlos zur Verfügung, sodass Sie immer auf dem aktuellsten Stand der Technik sind.
  • Alles aus einer Hand
    Sowohl Software als auch Hardware werden von uns verkauft, sodass Sie bei Fragen und Problemen nur einen Ansprechpartner haben.
  • Optimierte Programmierung
    Unsere Hotelsoftware wurde speziell für den Anwendungsfall "automatisierter Betrieb" entwickelt, wodurch es sehr stabil und leistungsstark ist.
  • Hotelsoftware läuft in der Cloud
    Die komplette Software läuft auf unseren Hochleistungs-Servern in Deutschland. Wir kümmern uns um die Wartung der Server sowie um die Backups Ihrer Daten.
  • 99,9% Verfügbarkeit des Systems
    Das beste System nützt nichts, wenn es nicht verfügbar ist. Deshalb bieten Ihnen unsere Server eine Verfügbarkeit von 99,9%.
  • 24/7 Überwachung des Systems
    Die Verfügbarkeit unserer Systeme wird rund um die Uhr überwacht, sodass wir bei Problemen oder Ausfällen schnell reagieren können.
  • Tägliche Sicherung Ihrer Daten
    Machen Sie sich keine Sorgen um Datenverlust. Unsere Software sichert Ihre Daten mehrmals täglich, sodass Sie ganz entspannt sein können.

System selbst ausprobieren

Überzeugen Sie sich selbst von unserem automatisierten Hotelsystem

Vorführung in Referenzhotel

Niemand möchte die Katze im Sack kaufen. Daher laden wir Sie ein, sich unser Hotelsystem im produktiven Einsatz in einem Hotel in Memmingerberg anzusehen und dieses live auszuprobieren. Vereinbaren Sie einfach einen Präsentations-Termin mit uns, damit wir Ihnen unser System vorstellen können. Selbstverständlich beantworten wir während der Vorführung auch sämtliche Fragen, die Sie zu unserem System haben.

Online-Präsentation

Falls Sie weit entfernt von Memmingerberg wohnen oder keine Zeit haben bei uns vorbeizukommen, stellen wir Ihnen unsere Hotelsoftware auch gerne über das Internet via Skype oder Teamviewer vor. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen und unverbindlichen Termin mit uns.